Esta Política se redactó originalmente en idioma español. En caso de existir discrepancias entre el original y una versión traducida, el original en idioma español prevalecerá sobre las demás.

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Todas las personas naturales titulares de datos personales se denominarán en este documento como TITULAR.

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FYCO ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, que tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de FYCO, para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales. Lo anterior teniendo en cuenta las siguientes:

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1. Definiciones

• Titular: Es la persona natural o física cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada) como, por ejemplo, un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona;

• Tratamiento de datos (o “tratamiento”): Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, y, en este caso, privada, que por sí misma o en asocio con otros, determina los fines y medios del tratamiento de los datos.

• Encargado del tratamiento: Es la persona física o jurídica, que trata los datos personales por cuenta o través de un mandato del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

• Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

• LA/FT: Significa “Lavado de activos y financiación del terrorismo”.

• PADM: Significa “Proliferación de armas de destrucción masiva”.

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2. Principios

En el tratamiento de tus datos personales se aplica especialmente los siguientes principios:

• Principio de legalidad: En FYCO los datos de los TITULARES son tratados de conformidad con lo establecido en las leyes que regulen la materia en los países en donde nos encontramos y contamos con servicios activos. No realizamos, tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error

• Principio de finalidad: El tratamiento de los datos de los TITULARES obedece a una finalidad definida, legítima, explícita e informada, de acuerdo con las leyes vigentes en los países en donde nos encontramos y contamos con servicios activos. En este documento los TITULARES pueden conocer las finalidades del tratamiento de sus datos personales.

• Principio de libertad: Realizamos el tratamiento de datos únicamente con el consentimiento, previo, expreso e informado del TITULAR. Los datos personales no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de transparencia: Garantizamos el derecho del TITULAR a obtener del en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le afecten.

• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas de FYCO, que intervienen en el tratamiento de los datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

• El principio de limitación del plazo de conservación: La conservación de los datos está limitada a los fines que el tratamiento persigue. Una vez que esas finalidades se han alcanzado, los datos son borrados o, al menos, desprovistos de todo elemento que permita identificar a los interesados.

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3. ¿Para quién aplica esta política?

Esta Política de tratamiento de datos personales, se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de FYCO, considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargado del tratamiento de datos personales.

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La política está dirigida a que los colaboradores, accionistas, contratistas, proveedores y la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a FYCO.

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4. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de la presente política es:

• FYCO C.S.C. S.A.S, sociedad identificada con Nit.900374554-8, cuyos datos de contacto son los siguientes:

• Dirección: Carrera 43 A 5 A 113 OFI 401 ONE PLAZA.

• Correo electrónico: laura.bedoya@fycotelecom.com

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5. Autorización del titular para el tratamiento de datos

FYCO requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del TITULAR de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. Dicha autorización debe ser otorgada por: el TITULAR, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.

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La información personal que tratamos se limita a datos identificativos: nombre y apellidos, ubicación, teléfono y correo electrónico.

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6. Formas de adquirir autorización para el tratamiento de tus datos personales

Recolectamos la información personal del TITULAR a través de diferentes medios, como nuestros contratos, página web, redes sociales, formularios y ferias comerciales, pero el TITULAR siempre será informado en el momento sobre la persona responsable del tratamiento, las finalidades y el periodo de conservación de su información, así como la forma en que puede ejercer los derechos que tiene en materia de protección de datos.

• Redes sociales: FYCO, utiliza redes sociales y esta es otra forma de comunicarse con el TITULAR. Estas redes sociales cuentan con sus propias políticas de privacidad donde se explica cómo utilizan y comparten su información, por lo que FYCO recomienda al TITULAR que consulte dichas políticas antes de hacer uso de estas redes sociales, para confirmar que está de acuerdo con la forma en que su información es recogida, tratada y compartida.

• Página web: A través de nuestra página web recabamos información personal relacionada con tu navegación a través del uso de cookies. Igualmente, para enviarte las últimas noticias y/o eventos solicitamos el correo electrónico de la persona.

• Ferias comerciales: FYCO podrá solicitarle al TITULAR la autorización para el tratamiento de los datos personales en el transcurso de las distintas ferias comerciales a las que asiste o desarrolla.

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La autorización del TITULAR no es necesaria en los casos que expresamente excluya y/o señale la ley aplicable en materia de protección de datos personales.

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7. ¿Cuáles son las finalidades y usos de los datos personales?

FYCO realizará operaciones que incluyen recolección de datos personales, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.

Este tratamiento de datos personales se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. Los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a las finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

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Clientes:

Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas. b) Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.c) Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley. d) Gestionar el proceso contable y de facturación de la empresa. e) Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato que se tenga con el cliente. f) para que puedan participar en nuestros cursos de Fyco Learning.

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Clientes potenciales:

Fines publicitarios o promocionales, informativos de nuestros servicios, de mercadeo y ventas. b) Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.

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Proveedores:

Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos. b) Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley. c) Gestionar la cadena presupuestal de la empresa: pagos de la empresa, emisión de certificado, de ingresos y retenciones (personas físicas y jurídicas) y relaciones de pagos. d) Gestionar el proceso contable de la empresa. e) Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas. f) Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la empresa o solicitudes de los entes de control g) Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.

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Candidatos interesados en vacantes laborales o empleados:

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de FYCO y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo o de futuros procesos de selección donde existan vacantes que apliquen al perfil de la persona; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

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Estos datos son tratados bajo las siguientes finalidades: a) administrar la relación laboral entre FYCO y el empleado b) reportar los datos al sistema de seguridad social c) Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley. d) Expedir las certificaciones laborales solicitadas por los empleados de la empresa o solicitudes de los entes de control. e) Gestionar la cadena presupuestal de la empresa: pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones y relaciones de pagos.

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Manejo de datos personales para búsqueda en listas:

El Titular de los Datos autoriza a FYCO para que: a) Realice las consultas y los controles necesarios para la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, pudiendo verificar las fuentes que considere necesarias, así como la información suministrada en los listados de OFAC (Office of Foreing Assets Control) o de las Naciones Unidas. b) Efectúe los reportes a las autoridades competentes en lavado de activos y/o financiación del terrorismo que considere necesarios realizar, de conformidad con sus políticas empresariales, así como de sus manuales de prevención y/o administración del LA/FT – PADM Y Corrupción. c) Haga uso de los datos personales de los vinculados a la compañía y en general de la información obtenida en virtud de la relación comercial establecida para el cumplimiento de sus respectivos programas para la prevención LA/FT – PADM y de Ética Empresarial.

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8. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos personales?

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En FYCO sólo conservamos los datos personales de los TITULARES por el periodo de tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recogidos, dar cumplimiento a nuestras obligaciones legales y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivarse del cumplimiento de la finalidad por la que los datos fueron recabados. En el caso de que el TITULAR quiera entrar a formar parte de nuestro equipo y opte a uno de nuestros puestos de trabajo, los datos proporcionados pasarán a formar parte de nuestra bolsa de empleo y se conservarán mientras dure el proceso selectivo y por un máximo de 2 años o hasta que ejerza su derecho de supresión, lo que ocurra primero.

Si en algún momento hemos recogido los datos personales de un TITULAR para dirigirnos a este como potencial cliente de nuestros productos o dar respuesta a una solicitud de información realizada de su parte, dichos datos serán conservados por un máximo de 5 años desde su recogida, pasando a eliminarse transcurrido dicho plazo si no se ha formalizado una relación contractual o en el momento en que así lo solicite.

En todo caso, y por regla general, mantendremos los datos personales del TITULAR, mientras exista una relación contractual que nos vincule a ambos o hasta que ejerza su derecho de supresión y/o limitación del tratamiento, en cuyo caso, la información será bloqueada sin darle uso más allá de su conservación, mientras pueda ser necesaria para el ejercicio o defensa de reclamaciones o pudiera derivarse algún tipo de responsabilidad que tuviera que ser atendida.

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9. ¿Cuáles son tus derechos con relación al tratamiento de los datos y cómo puedes ejercerlos?

La normativa en materia de protección de datos permite que los TITULARES puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión o revocatoria y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento.

Los TITULARES pueden realizar una solicitud ejerciendo sus derechos, la cual debe contener mínimamente lo siguiente:

• Nombre del Titular, y de sus representantes, de ser el caso.

• Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria o supresión del consentimiento para el tratamiento de los datos personales.

• Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

• Documentos que soportan la solicitud.

• Firma de la solicitud por parte del titular.

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Para ejercer tus derechos FYCO pone a disposición los siguientes medios:

• Mediante solicitud escrita y firmada dirigida a nuestro correo electrónico: soportefyco@fycotelecom.com.

El TITULAR interesado en ejercer los derechos, acreditará su condición mediante copia del documento de identidad.

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En caso de que el TITULAR este representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, en este caso, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados, todo lo anterior para poder verificar que sólo damos respuesta al interesado o su representante legal.

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10. ¿Cuál es el tiempo de respuesta a las solicitudes y reclamos?

TITULARES que se encuentran en Chile: Debemos responder a tu solicitud en el plazo de dos (2) días hábiles siguientes a su recibido.

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TITULARES que se encuentran en Costa Rica: Debemos responder a tu solicitud en el plazo de cinco (5) días hábiles siguientes a su recibido.

Las solicitudes de los TITULARES ubicados en los otros países de Latinoamérica en donde tenemos presencia serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo a menos que la Ley de protección de datos personales señale un término especial o menor.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la radicación, a menos que la Ley de protección de datos personales del país donde esté ubicado el TITULAR, señale un término especial. En caso de que no sea posible atender el Reclamo dentro del término señalado, FYCO informará al solicitante, señalando los motivos de demora y la fecha en que será atendido el Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, a menos que la Ley de protección de datos personales señale un término especial o menor.

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11. ¿Qué hace FYCO por la seguridad de mis datos personales?

FYCO cuida y adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para mantener la seguridad de la información de los TITULARES y se procura por evitar su pérdida, adulteración, acceso o consulta de terceros no autorizados través de tecnologías estándar de la industria y los procedimientos internos. Así mismo, FYCO cuenta con las siguientes medidas de protección:

• Con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

• FYCO tiene el deber de notificar si existe una brecha de seguridad en la información a los titulares dentro de las 72 horas a la misma.

• El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para algunos de los colaboradores.

• Todos los empleados y terceros han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

• No se desecharán documentos o soportes electrónicos sí los hubiere (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción efectiva

• Disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales.

• Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales se mantienen actualizados en la media posible.

• Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará por garantizar la existencia de un firewall activado y correctamente configurado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.

• Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.

• Copias de Seguridad: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en la nube con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.

• Usamos Transport Layer Security (TLS) para cifrar la información mientras viaja por Internet.​

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Todas estas medidas de seguridad son revisadas de forma periódica para garantizar su adecuación y efectividad. Sin embargo, la seguridad absoluta no se puede garantizar y no existe ningún sistema de seguridad que sea impenetrable por lo que, en el caso de cualquier información objeto de tratamiento y bajo nuestro control se viese comprometida como consecuencia de una brecha de seguridad, tomaremos las medidas adecuadas para investigar el incidente, notificarlo a la Autoridad de Control del país respectivo y, en su caso, a aquellos titulares que se hubieran podido ver afectados para que tomen las medidas adecuadas.

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12. ¿A quién comunicamos los datos?

FYCO podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación comercial o operativa, de conformidad con las normas aplicables.

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En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a tus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. En todo caso, cuando

FYCO transmita los datos a uno o varios encargados establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

• Alcances del tratamiento.

• Las actividades que el encargado realizará por cuenta de FYCO y;

• Las obligaciones del encargado para con el titular y FYCO.

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Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del FYCO bajo esta política de tratamiento de datos y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

• Dar tratamiento, a nombre de FYCO a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

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Entrega de datos personales a las autoridades: Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a FYCO acceso y/o entrega de datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del TITULAR, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

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Empresas FYCO: A compañías matrices y/o afiliadas y/o subsidiarias y/o empresas relacionadas o pertenecientes al mismo grupo empresarial de FYCO con finalidades establecidas en esta política.

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13. Cambios a la política de privacidad

FYCO se reserva el derecho de modificar estas políticas de tratamiento de datos en cualquier momento. Cualquier cambio en la Política de Privacidad empezará a regir a partir de la "última actualización" y el uso continuado del servicio por el Titular en la fecha de última revisión constituirá aceptación de estos.

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Para cualquier aclaración respecto de la presente normativa, puede enviarnos un correo electrónico o solicitud al siguiente correo: soportefyco@fycotelecom.com​